多くの組織には、日常業務に関係がなくなってしまった大容量のドキュメントアーカイブがあります。ドキュメントアーカイブ機能はこれを次のようにサポートします:
- ユーザがさまざまな方法でドキュメントをアーカイブできるようにする
- ドキュメントがアーカイブにあるかどうかを示すアーカイブドキュメントフィールド (はい/いいえ) を示す
- 標準検索からアーカイブ済みドキュメントを除外
- ライブラリおよび他のドキュメントタブでのアーカイブ済みドキュメントの非表示
- アーカイブ済みドキュメントを変更するアクションのブロック
- アーカイブ済みドキュメントを検索できる標準タブの提供
- 許可ユーザのみがアーカイブ済みドキュメントにアクセスできるようにするための権限を付与
アーカイブを有効にする方法
この機能を有効にするには、管理者が Veeva サポートにご連絡ください。
ドキュメントをアーカイブする方法
ドキュメントをアーカイブする際に、非表示の アーカイブ (archive__v
) ドキュメントフィールドは true に設定されます。後でドキュメントをアーカイブから戻すと、フィールドは false に設定されます。このフィールドは、すべてのドキュメントタイプで標準ですが、非表示となっており、UI から直接編集することはできません。
以下の方法でドキュメントをアーカイブ (またはアーカイブ解除) することができます:
- ドキュメントのアクションメニューのドキュメントのアーカイブおよびドキュメントのアーカイブ解除オプション
- Vault ローダおよび Vault API でアーカイブ (
archive__v
) フィールドを設定する - 一括ドキュメントアクションで、ドキュメントのアーカイブおよびドキュメントのアーカイブ解除設定を使用する
一括アクションを使用してドキュメントをアーカイブする方法
一括ドキュメントアクションを使用すると、最大 1,000 件のドキュメントに一度に変更を加えることができます。編集のためにドキュメントを選択する方法に関する情報、および一括アクションに関する全般的な情報については、一括ドキュメントアクションの使用をご確認ください。
アーカイブタブ以外の場所からドキュメントを選択すると、ドキュメントのアーカイブアクションが使用できます。アーカイブタブからドキュメントを選択すると、ドキュメントのアーカイブ解除アクションが使用できます。
- アクションの選択ページで、ドキュメントのアーカイブまたはドキュメントのアーカイブ解除を選択します。
- 次へをクリックします。
- 確認ページで変更の概要を確認します。
- 終了をクリックします。変更が完了すると、システムメッセージページに通知が表示され、Vault からメールが送られます。
アーカイブアイコン
アーカイブしたドキュメントは、ドキュメントタブとドキュメント情報ページでアーカイブアイコンを表示します。
アーカイブドキュメントの検索方法
検索は、アーカイブ済みドキュメントを自動的にフィルタリングして除外しますが、高度な検索を使用してこれらのドキュメントを含めるよう選択することができます。ここで、アーカイブの検索設定をはいに設定します。
アーカイブタブでは、検索バーのアーカイブ済みドキュメントのみを直接検索できます。
アーカイブの効果
ドキュメントがアーカイブにある場合、次の特定のアクションがブロックされます:
- ドキュメントフィールドの編集 (注を参照)
- ドキュメント関係の追加または削除
- 添付ファイルの追加または削除
- レンディションの追加または削除
- 注釈の追加、削除、編集、またはインポート
- ドキュメントリンクのインポート
- リンクの推奨アクションを実行するか、保留中のリンクを受け入れる (ユーザが保留中のリンクを拒否できるようにする)
- ドキュメントレベルのコメントの追加、削除、または編集
- ドキュメントの再レンディション
- ドキュメントのチェックアウト
- ワークフローの開始
- ドキュメントの新しいライフサイクル状態への移動
- ドキュメントを再分類する
- ユーザアクションの実行
- SDK ユーザアクションの表示または実行
- ドキュメントの削除 (パワー削除権限で許可)
- ドキュメントバージョンの削除 (パワー削除権限で許可)
ユーザがドキュメントをアーカイブした後、次のように、Vault がドキュメントに加える自動変更もあります:
- 変更を防ぐために、ドキュメントのフィールドのマージの値をいいえに設定
- 変更を防ぐために、CrossLink ドキュメントの現在のバージョンをバインド
- アーカイブ日付ドキュメントフィールドへの入力
注: ユーザはアーカイブ済みドキュメントのフィールド値を変更できませんが、次のように、状況によってはフィールド値が変更される場合もあります:
- ルックアップフィールドが更新を続け、ソースフィールドから最新情報を表示する場合。
- 選択リスト値とオブジェクト参照のラベルが引き続き動的であり、これらのアイテムに加えられた変更を反映する場合。
関連権限
以下の権限は、ドキュメントのアーカイブとアーカイブ済みドキュメントの作業へのアクセスを制御します。
タイプ | 権限ラベル | 制御 |
セキュリティプロファイル | アプリケーション: 検索: アーカイブの表示 | アーカイブ内のドキュメントを表示し、ドキュメントアーカイブを検索し、標準のアーカイブタブを表示する権限。ユーザには、ドキュメントロールのドキュメントの表示権限も必要です。 |
セキュリティプロファイル | アプリケーション: 検索: アーカイブの管理 | デフォルトでドキュメントをアーカイブまたはアーカイブ解除する権限。この権限は、Vault 所有者とシステム管理者の権限セットを通じて付与されます。 |
セキュリティプロファイル | タブ: アーカイブ | 上の権限も有している場合は、標準のアーカイブタブを表示する権限 |
セキュリティプロファイル | API: アクセス API | API 経由でドキュメントのアーカイブに必要な API コールを完了させる権限。 |
セキュリティプロファイル | Vault 所有者:アクション: Vault Loader | ローダタブを表示・使用して、ドキュメントでアーカイブフィールドを更新する権限。 |
セキュリティプロファイル | ドキュメント: 一括更新 | ドキュメントのアーカイブまたはアーカイブ解除のために一括ドキュメントアクションにアクセスする権限. |
注: 読取り専用ライセンスタイプを有するユーザは、セキュリティプロファイルが適切な権限を付与している場合でも、アーカイブタブの表示・アクセスはできません。
制限
アーカイブ機能には以下の制限が適用されます:
- 一括ドキュメントアクションでは、CrossLink ドキュメントをアーカイブまたはアーカイブ解除できません。CrossLinks には API またはドキュメントのアクションメニューを使用する必要があります。