ドキュメントは、製品や治験のようなオブジェクトではありませんが、Vault では管理者がドキュメントをオブジェクトのように参照する特殊オブジェクトフィールドを作成することができます。これらのフィールドに対して値を選択すると、ユーザーは Vault からドキュメントを確認できます。オブジェクトレコードのドキュメント名にカーソルを合わせると、Vault はドキュメントホバーカードにプレビューとドキュメントに関する情報を表示します。
これらのフィールドにより、ドキュメントとオブジェクトの間に関係ができます。しかし、この関係はドキュメント詳細には表示されず、オブジェクト設定の詳細にのみ表示されます。
ドキュメント参照フィールドを作成するには
ドキュメント参照フィールドのほとんどの設定は、他のオブジェクトフィールドの設定と同様です。以下の手順では、ドキュメント参照フィールドに固有の設定についてのみ説明します。
オブジェクトに新しいドキュメント参照フィールドを作成するには:
- オブジェクトの設定ページ内に新しいフィールドを作成します。
- フィールドタイプをオブジェクトに設定します。
- オブジェクトをドキュメントに設定します。
- ドキュメントバージョンの参照を最新バージョン (新しいバージョンが作成されると動的に最新バージョンにリンクし、更新される) または固有バージョン (ユーザに固有のバージョンを選択するよう促し、そのバージョンへのドキュメントリンクを維持する) に設定します。
オブジェクトレコードのドキュメントセクションに関連ドキュメントを表示できます。関連ドキュメントセクションを追加するには、管理者はオブジェクトページレイアウトを設定する必要があります。
必要な設定
他のフィールドと同様に、ユーザは常に値を入力する必要があります (必須) 設定からドキュメント参照フィールドを必須に設定することができます。どのように設定するかは、フィールドがバージョン固有かまたは動的かによります:
- 最新バージョン: 例えば、Logo (バインド解除) のような、バインド解除されたドキュメントフィールドに「必須」設定を使用します。
- 固有バージョン: 例えば、Logo のような、オリジナルドキュメントフィールドに「必須」設定を使用します。
固有設定
値は一意である必要がありますの設定から、オブジェクトレコードに「一意性」パラメータの一つとしてドキュメント参照フィールドを使用できます。どのように設定するかは、フィールドがバージョン固有かまたは動的かによります:
- 最新バージョン: 例えば、Logo (バインド解除) のような、バインド解除されたドキュメントフィールドに「固有」設定を使用します。
- 固有バージョン: 例えば、Logo のような、オリジナルドキュメントフィールドに「必須」設定を使用します。
ドキュメントのバージョン管理について
ドキュメント参照フィールドを設定するとき、そのフィールドがバージョン固有のものか、または常に最新バージョンを指すもの (動的) かを指定する必要があります。バージョン固有フィールドでドキュメントを選択する場合、バージョンも選択する必要があります。フィールドが動的である場合には、バージョンを選択することはできません。
バインド解除されたドキュメントフィールドについて
ドキュメント参照フィールドを作成するとき、Vault はバージョン指定のないドキュメントにリンクする 2 番目のフィールドを自動的に作成します。このフィールドは、作成されたフィールドと同じラベルと名前を持つのに加え、(バインド解除) が追加されます。例えば、Logo フィールドの - logo__c
が Logo (制約外) フィールドの - logo_unbound__c
を自動的に作成します。
ユーザにバインド解除されたフィールドをオブジェクトレコードページとホバーカードで表示するかどうかを選択できます。
ドキュメントフィールドのレポート
ドキュメントフィールドを使用して、ドキュメントが関連付けられたオブジェクトレポートタイプを作成できます。このレポートタイプでは、ドキュメントがプライマリレポートオブジェクトから「上位」の関係を持ちます。このレポートタイプを使用すると、ドキュメントのすべての属性についてレポートを作成することができます。このレポートタイプやその他のレポートタイプの設定の詳細は、レポートタイプの構成をご覧ください。
ドキュメントの削除について
ドキュメントを Vault で使用中の状況では、そのドキュメントを削除することはできません。
ドキュメントの削除および関係
オブジェクトとドキュメント間の関係を定義する際、管理者は削除ルールを定義することもできます。この設定は、参照関係で参照されている「オブジェクトレコード」であるドキュメントを削除しようとしたときの Vault の動作に影響します。削除ルールは:
- 関連ドキュメントの削除防止: このオプションは、オブジェクトレコードで参照として選択されている場合、ドキュメントを削除できないようにします。例えば、製品レコードで参照されているドキュメントを削除することはできません。
- 関連ドキュメントが削除された場合にフィールドを空白に設定する: オブジェクトレコードによって参照されているドキュメントを削除すると、Vault は参照フィールドを空白にリセットします。例えば、ドキュメントを削除すると、そのドキュメントを参照しているすべての製品レコードのドキュメント参照フィールドが空白になります。
削除ルールの設定
ドキュメント参照フィールドを作成した後、フィールドを編集して削除ルールを更新できます。デフォルトでは、Vault は関連ドキュメントの削除防止ルールを含む、ドキュメント参照フィールドを作成します。フィールドが不要である限り、バージョン固有のドキュメント参照フィールドと動的ドキュメント参照フィールドの両方で、削除ルールを関連ドキュメントが削除されたときにフィールドを空白に設定に更新できます。
フィールドに値を持つオブジェクトレコードがない場合にのみ、既存のドキュメント参照フィールドの削除ルールを変更できます。
参照制限の設定
参照制限は、ドキュメント参照フィールドのドキュメントの選択ダイアログでユーザが使用できるドキュメントを制限します。ドキュメント参照フィールドを作成して保存した後でのみ、参照制限を追加できます。
使用例
以下は Vault がドキュメント参照フィールドを使用する場合のいくつかの方法です:
- MedComms では、管理者がドキュメントから問合わせを作成するためにユーザアクションを設定できます。コールセンターに質問が受信されると、エージェント (Vault のユーザ) は Vault のドキュメントを使用して質問に回答するよう促されます。エージェントは質問に回答した後、使用したドキュメントから直接問合せレコードを作成することができます。この場合、エージェントがどのドキュメントのバージョンを使用して特定の問合せに回答したのかを組織が確認できるように、ドキュメント参照フィールドはバージョン固有とします。
- PromoMats では、管理者は製品ロゴのあるドキュメントを指す製品オブジェクトにドキュメント参照フィールドを設定することができます。この場合、製品レコードがロゴの最新バージョンを指すように、ドキュメント参照フィールドは動的とします。
制限
ドキュメント参照フィールドに含まれる機能は、オブジェクトの通常のオブジェクト参照フィールドがサポートする機能とまったく同じではありません:
- 検索フィールドは、ドキュメント参照関係を使用できません。
- フィルタは、ドキュメント参照フィールドを使用できません。例えば、参照ドキュメントフィールドをカスタムの問合せタブ上のフィルタにすることはできません。
- オブジェクトライフサイクル状態エントリ条件は、ドキュメント参照フィールドを使用できません。
- 一致共有ルールとカスタム共有ルールは、ドキュメント参照フィールドを使用できません。
- 参照オブジェクトフィルタは、オブジェクト関連で使用できるオブジェクトレコードを制限するためにドキュメント参照フィールドを使用することはできません。