为了帮助您管理复杂的内容计划层次结构,Vault 可以将来自一个内容计划记录的生命周期状态更改级联到先代或后代内容计划内容计划项记录。您的管理员必须配置先代记录的状态更改后代记录的异步状态更改,才能使用这些选项。

先代记录的状态更改

当后代记录移到新状态时,Vault 可以自动将内容计划记录移到新的生命周期状态。例如,当一个内容计划项记录从非活动状态变为草稿时,Vault 能够使先代内容计划记录进入活动草稿生命周期状态。

用例

VeePharm 的一名送审管理员 Teresa 准备创建她的内容计划结构。她的内容计划层次结构包含所有的非活动节点。

Teresa 首先激活了特定的内容计划节段,这些节段对她在层次结构最低级别的送审有所帮助。当她使这些节段处于活动状态时,Vault 会将更改级联到必要的父级节段以及每个节段的子级记录,因此 Teresa 无需花费时间来删除或停用她的内容计划中的非必要节段。

子级记录的异步状态更改

Vault 还会异步更改当前内容计划记录及其所有后代内容计划内容计划项记录的状态,这意味着状态更改在后台运行,且不会阻止您继续完成您的工作。实际上,Vault 会向您发送一个通知,以使您了解状态更改何时完成。在异步状态更改过程中,Vault 可以更新最多 10,000 个后代记录。

如何更改状态

要开始进行异步状态更改:

  1. 导航到内容计划记录。
  2. 操作菜单中选择适当的操作。您的管理员必须配置此操作,您才能使用此操作。根据您 Vault 配置,内容计划记录可能需要处于特定的生命周期状态,您才能看到此操作。
  3. 根据您的 Vault 配置,Vault 会通知您存在处于活动状态的发布请求,因此无法更改状态。您可以在发布状态字段中监控进度,并在完成之后重新执行此操作。
  4. Vault 会在页面顶部显示一个横幅,以使您了解已启动的操作。如果正在从同一个内容计划记录进行另一个状态更改,此横幅会通知您。如果您的管理员在一个工作流中配置了异步状态更改,您将看不到此横幅。
  5. Vault 会将您的状态更改添加到队列中。如果您的 Vault 中正在进行其他的状态更改,在 Vault 处理您的状态更改之前可能会出现延迟。
  6. Vault 会在以下记录上执行状态更改:当前内容计划记录,及其所有尚未进入下一个状态或处于您的管理员排除的生命周期状态的后代内容计划内容计划项记录。在状态更改过程中,Vault 还会评估所有入口条件,并执行在下一个内容计划内容计划项生命周期状态上定义的所有入口操作。
  7. 当状态更改结束时,Vault 会向您发送一个电子邮件和通知,其中包含有关结果的详细信息。如果状态更改成功,通知中将包含一个 CSV 文件,其中包含 Vault 使其进入新状态的记录的列表。如果 Vault 无法完成状态更改,将不会更改任何记录的状态,通知中将提供出错的原因。

用例

当一个模块内的所有内容都准备就绪以供审查或发布,或者整个内容计划都已准备好进入下一个步骤时,异步内容计划状态更改会非常有用。例如,VeePharm 的一名送审管理员 Teresa 已完成内容计划结构,并希望使整个内容计划进入基线状态。Teresa 为层次结构中的顶级或根内容计划记录启动了草稿到基线工作流。

随后,Vault 使根内容计划记录及其所有后代记录从草稿状态进入基线状态,但所有任何非活动子级记录除外。当 Vault 处理状态更改时,Teresa 可以离开内容计划对象记录详细信息页面,以便在 Vault 内的同一个浏览器标签页中执行其他任务,而无需留在此页面上。当状态更改结束时,她收到了一个通知。当内容计划处于基线状态之后,Vault 可以自动开始将文档匹配到内容计划项,Teresa 的团队可以最终确定送审文档。