管理者は、RIM Submissions Vault のコンテンツプラン階層ビューアから直接レビューと承認のために一致するドキュメントを送信するようにドキュメントワークフローを設定できます。本稿では、一致するドキュメントに対するドキュメントワークフローの設定のベストプラクティスについて説明します。設定の詳しい手順は、ドキュメントワークフローの設定をご覧ください。
ワークフロー設定のベストプラクティス
一致するドキュメントにドキュメントワークフローを設定する際は、任意のライフサイクルワークフローの設定をお勧めします。以下のセクションでは、任意のライフサイクルを使用する場合と、特定のライフサイクルを使用する場合について重点的に説明します。
任意のライフサイクルワークフロー
以下の場合は、任意のライフサイクルワークフローの設定を検討してください:
- 一致するドキュメントの固定状態バージョンがコンテンツプランアイテムにロックされていて、そのドキュメントバージョンを最新ドキュメントバージョンの代わりにワークフローに含めたい場合
- 例えば標識ドキュメントと安全性ドキュメントをまとめてレビューのために送信する場合など、一致するドキュメントに異なるライフサイクルがある場合
- 例えばモジュール 3 ドキュメントにレビューと承認が必要なものの、参考文献参照がすでに承認済み状態の場合など、一致するドキュメントの一部に裁定が不要な場合
- 例えばワークフロー開始時に状態を下書きからレビュー中に変更したいが、承認済みからレビュー中への変更はしたくない場合など、特定の状態への状態変更を実行するアクションドキュメントワークフロー手順が不要な場合
任意のライフサイクルワークフローでは、アクション手順はカスタムフィールドまたはライフサイクルに固有のフィールドを更新できません。
特定のライフサイクルワークフロー
以下の場合は、特定のライフサイクルワークフローの設定を検討してください:
- 一致するドキュメントに上記のいずれの状況も当てはまらない場合
- すべての一致するドキュメントに適用される単一の裁定が必要な場合
- カスタムドキュメントフィールドを更新したい場合