Submission Publishing アプリケーションを使うと、ユーザは Submissions Archive ビューアとコンテンツプラン階層ビューア内からドキュメントをパブリッシュすることができるため、Vault はこれらのパブリッシュ済みドキュメントをさまざまなライフサイクル状態を経由してレビューと承認に進めることができます。ユーザは、コンテンツプランとコンテンツプランアイテムのオブジェクトサイクル、Submissions Archive のドキュメントライフサイクルに適用されるユーザアクションを設定することで行なうことができます。
Note: この機能は、RIM Submissions Publishing Vault でのみ使用できます。
関連構成オプション
Submissions Publishing Vault は、パブリッシングプロセスをサポートするさまざまな設定オプションと共にプロビジョニングされます。
Submissions Archive ライフサイクル状態
Submissions Archive ドキュメントライフサイクルには以下の状態が含まれます:
- パブリッシュ済み: パブリッシングされたもののまだレビューされていないドキュメントのエントリ状態。
- パブリッシングレビュー中: 現在レビュー中のパブリッシュ済みドキュメントの状態。
- HA への送信準備完了: レビューに進み、保健機関への送信準備が完了しているパブリッシュ済みドキュメントの状態。
- 却下: レビュー時に却下され、提出準備完了とみなされるまでに修正が必要なパブリッシュ済みドキュメントの状態。
Submissions Archive ライフサイクルユーザアクション
Submissions Archive のドキュメントライフサイクルには、パブリッシングプロセスをサポートする以下のユーザアクションが含まれます:
- コンテンツプランを開く: パブリッシュ済みドキュメントに関連するコンテンツプランを開きます。
- コンテンツプランアイテムを開く: パブリッシュ済みドキュメントに関連するコンテンツプランアイテムレコードを開きます。
- ソースドキュメントを開く: パブリッシュ済みドキュメントを作成するのに使用されるソースドキュメントを開きます。
これらのアクションは最終状態では使用できません。
コンテンツプランおよびコンテンツプランアイテムのユーザアクション
コンテンツプランおよびコンテンツプランアイテムのオブジェクトライフサイクルには、コンテンツフローのレビューと承認をサポートする以下のユーザアクションが含まれます:
- Submissions Archive で開く: 対応するサブミッションに Submissions Archive ビューアを開き、対応するセクションに展開します。
- パブリッシュ済みドキュメントを開く*: ナビゲーション可能な相互ドキュメントリンクを使用してドキュメントビューアでパブリッシュ済みドキュメントを開きます。パブリッシュ済みドキュメントフィールドがコンテンツプランアイテムで入力されている場合にのみ表示されるようこのアクションを設定することができます。
- オンデマンドバリデーションの実行: 最近の変更に基づいてバリデーション結果をリフレッシュします。
- 一致するドキュメントを開く: ドキュメントビューアに一致するドキュメントを開きます。
- オンデマンドパブリッシングおよびバリデーションの実行: 選択済みアイテムとその子孫をパブリッシュし、バリデーション結果をリフレッシュします。影響を受ける XML もパブリッシュ・検証されます。
- 発行中の目次の生成*: 関連するパブリッシング要素レコードで参照されるテンプレートから目次 (TOC) ドキュメントを生成または再作成し、それをコンテンツプランアイテムに一致させます。
- 目次の編集*: TOC 構造コンポーネントの名前の変更、昇格/降格、有効化/無効化など、生成された TOC をユーザが更新できるようにします。
- 参照リーフの設定*: サブミッションアーカイブキュメントを参照リーフとして設定することができます。このアクションはベースライン状態に設定することが推奨されます。
*アクションはコンテンツプランアイテムのライフサイクルでのみ使用可能です。
参照リンク注釈
リンク注釈およびドキュメントリンクを使うと、他のドキュメント、現在のドキュメント内の特定のページまたはパラグラフに、あるいは全ドキュメントにリンク付けすることができます。ユーザが相互ドキュメントリンクを作成すると、Vault はそれらのリンクを集約して、パブリッシュ時のターゲットに対する相対パスを使用して標準の PDF リンクに変換します。これによりユーザは、ターゲットドキュメント内で参照されるページに簡単に移動することができます。
設定の概要
Submissions Publishing アプリケーションの設定には複数の手順があります。パブリッシングプロセスに対応する機能を完全に使用できるように、Veeva サポートと連携してパブリッシングを設定することをお勧めします。
- コンテンツプランを開く、ソースドキュメントを開く、バリデーション結果を開くのドキュメントライフサイクルユーザアクションを設定します。これによりユーザは、コンテンツプラン、ソースドキュメント、バリデーション結果をパブリッシュ済みドキュメントから直接表示することができます。
- パブリッシングプロセスをサポートするコンテンツプランとコンテンツプランアイテムのオブジェクトライフサイクルにユーザアクションを設定します。
- サブミッションオブジェクトライフサイクルにパブリッシング完了エントリ条件を設定します。これにより、保留中のパブリッシングジョブが存在する場合にサブミッションレコードに状態が入力されることが防止されます。
- eCTD または非 eCTD 構造に基づいてコンテンツプランテンプレートを設定します。
- コンテンツプランの制限を設定します。
- オブジェクトページレイアウトを更新してパブリッシングとバリデーションのプロセスをサポートします。詳しい手順は以下をご確認ください。
- パブリッシング要素レコードと TOC テンプレートドキュメントを作成して、Vault が TOC を自動的に生成・パブリッシュできるようにします。詳しい手順は以下をご確認ください。
- リンク注釈とリンク済みドキュメントを有効化します。必要に応じて動的リンクも有効化することができます。クロスアプリケーションのリンクを有効化するには、アプリケーションのリードマーケットとして選択された国レコードのクロスアプリケーションのリンクを許可するフィールドをはいに設定します。有効化されていると、アプリケーションに同じリードマーケット、規制当局、規制当局部門がある限り、Vault は異なるアプリケーションのドキュメントにリンクを作成することができます。
- ユーザが新規サブミッションレコードを作成した際に、Vault がシーケンス ID (
xml_submission_id__v) を自動で計算して割り当てることができるようにします。 - サブミッションオブジェクトに添付ファイルを有効化します。これにより、バリデーション結果のアーカイブジョブが、サブミッションが完了して 365 日後にサブミッションレコードに添付ファイルとしてアーカイブパッケージの ZIP ファイルを追加することができます。
- Submissions Archive ドキュメントタイプとソースドキュメントのドキュメントタイプの同じフィールドタイプと名前で共有フィールドまたは一致するドキュメントフィールドを設定します。一致フィールドを使うと、Vault はソースドキュメントのフィールド値でパブリッシュ済みドキュメントフィールドに自動入力することができます。必要に応じて、適切なユーザのみがパブリッシュ済みドキュメントを表示できるように、ソースドキュメントのルールに一致する動的アクセスコントロールルールを設定します。
- 任意の作業: 管理者 > 操作 > ジョブの定義で、ジョブが失敗した場合にシステムメッセージを受信する必要があるユーザまたはグループに対してバリデーション結果アーカイブジョブのジョブ所有者を更新します。デフォルトでは、ジョブ所有者はシステムです。これは、ジョブが失敗してもメールを受信するユーザがいないことを意味します。お使いの Vault がレポートレベルコンテンツプランを使用している場合、Vault がこれらのバリデーション結果をアーカイブする際に、設定されたジョブ所有者もシステムメッセージを受信します。ジョブを無効に設定することはできません。
目次の設定
Vault は TOC ドキュメントを自動的に生成・パブリッシュすることができます。これを設定するには、最初に TOC テンプレートとして使用するドキュメントを作成し、それを Vault ライブラリにアップロードします。目次の設定で詳細をごかくにんください 。
設定の概要
- TOC テンプレートドキュメントが Vault ライブラリ内で保存可能になり、TOC ユーザの基準となる新規 TOC テンプレートドキュメントを作成するために、管理されたドキュメントテンプレートを設定します。以下の目次ドキュメントの作成を参照してください。
- コンテンツプランアイテム オブジェクトライフサイクルの発行中の目次の生成ユーザアクションを設定します。このアクションはベースライン状態に設定することが推奨されます。
- ユーザがパブリッシュ済み TOC を変更することを許可するには、コンテンツプランアイテムオブジェクトライフサイクルの目次の編集ユーザアクションを設定します。ライフサイクル設定中に、該当するすべてのライフサイクルユーザロールに、アクションが設定されている各状態の読み取りおよび編集権限があることを確認してください。TOC を編集するユーザは、該当のアクションを実行するためのライフサイクル状態アトミックセキュリティ 権限も有します。
- TOC テンプレートドキュメントを参照するパブリッシング要素レコードを作成します。
- Vault ライブラリ内の TOC の場所を指定するには、コンテンツプランアイテムテンプレートレコードを作成または更新します。
目次ドキュメントの作成
コンテンツプランの目次ドキュメントを設定するには:
- TOC テンプレートドキュメントが Vault ライブラリ内に保存可能になるように、管理されたドキュメントテンプレートを設定します。詳細手順は、管理されたドキュメントテンプレートの設定をご覧ください。ご利用の Vault の設定によりますが、この手順には新規ドキュメントタイプの作成が含まれる場合があります。必要なフィールドとの依存関係を最小限に抑えた、TOC テンプレートに固有のドキュメントタイプを使用することをお勧めします。例えば、使用しているコンテンツプランテンプレートに応じて、さまざまな目次ドキュメントテンプレートをアップロードするときに役立つ治験総括報告書と非臨床試験レポートサブタイプが付いた TOCドキュメントタイプ 。
- Microsoft Word™ でテンプレートドキュメントを作成し、サポートされている TOC トークンを追加します。
- Microsoft Word™️ .DOCX TOC テンプレートドキュメントを Vault. にアップロードします。手順 1 に続く管理されたドキュメントテンプレート設定に従いドキュメントを分類します。
パブリッシング要素レコードの作成
パブリッシング要素レコードを作成するには:
- 管理者 > 企業管理者 > パブリッシング要素に進み、作成をクリックします。
- 名前を入力します。
- アプリケーションノードタイプフィールドで目次を選択します。
- 目次テンプレートフィールドで、上記で作成した通りの Vault ライブラリから適切なテンプレートドキュメントを選択します。
- TOC ドキュメントのページ番号をドキュメントレベルのページ番号に設定します。
- 保存をクリックします。
コンテンツプランアイテムテンプレートの設定
コンテンツプランアイテムテンプレートを設定するには:
- 新規コンテンツプランアイテムテンプレートレコードに移動するか作成します。
- フルドキュメントタイプフィールドで、目次ドキュメントの希望するドキュメントタイプ、サブタイプ、および分類を選択します (例: 治験 > 目次)。Vault はこの選択を作成されたドキュメントの分類に使用します。
- ノードタイプ (
xml_node_type__v) フィールドで、ドロップダウンから目次を選択します。これは Vault がドキュメントを目次として作成することを示します。ノードタイプを選択しない場合、ユーザアクションは利用できません。
オーバーレイの設定
Vault では、パブリッシング中に適用されるオーバーレイを設定することができます。オーバーレイをコンテンツプランアイテムに割り当てたり、サブミッションでデフォルトのオーバーレイを作成したりすることができます。パブリッシング中に、Vault は、コンテンツプランアイテムのパブリッシング要素レコードで定義されたオーバーレイを適用します。コンテンツプランアイテムにパブリッシング要素が存在しない場合、Vault はデフォルトのオーバーレイを適用します。パブリッシング要素が存在するもののオーバーレイが定義されていない場合、Vault はオーバーレイを適用しません。
コンテンツプランアイテムにオーバーレイを設定するには、最初に 1 つまたは複数のオーバーレイテンプレートを作成します。
次に、オーバーレイにパブリッシング要素を作成します:
- 管理者 > 企業管理者 > パブリッシング要素に進み、作成をクリックします。
- 名前を入力します。
- アプリケーションノードタイプフィールドでリーフを選択します。
- オーバーレイフィールドで希望するオーバーレイテンプレートを選択します。
- 保存をクリックします。
サブミッションにデフォルトのオーバーレイを設定するには、サブミッションレコードにデフォルトオーバーレイの設定ユーザアクションを使用する必要があります。デフォルトオーバーレイフィールドは直接設定できません。
オブジェクトページレイアウトの更新
パブリッシングプロセスをサポートするため、さまざまなオブジェクトページレイアウトに以下の更新を行います:
- コンテンツプランアイテムオブジェクトページレイアウトにオープンのバリデーション結果フィールドを追加します。
- コンテンツプランアイテム
- コンテンツプランアイテムテンプレート
- パブリッシングステータスフィールドを以下のオブジェクトのすべてのオブジェクトタイプのページレイアウトに追加します: これにより、コンテンツプラン全体のパブリッシングとバリデーションの進捗の他、各コンポーネントの進捗も確実にユーザに表示することができます。
- サブミッション
- コンテンツプラン
- コンテンツプランアイテム
- オブジェクトのすべてのオブジェクトタイプのページレイアウトに、サブミッションバリデーション結果オブジェクトの関連オブジェクトセクションを追加します:
- サブミッション
- レポートレベルコンテンツプラン
- コンテンツプラン
- コンテンツプランアイテム.
- サブミッションバリデーション結果オブジェクトのオブジェクトページレイアウトを編集し、セクションの作成 > 詳細なパブリッシング結果を選択します。このセクションを使用すると、ユーザがバリデーション結果の失敗に関する追加情報を確認できます。
リンク注釈とリンク済みドキュメントの有効化
リンク注釈とドキュメントリンクは RIM Publishing Vault で使用可能です。注釈を有効化するには、管理者 > 設定 > 全般設定に進み、ユーザによる注釈の移行を許可するの下のリンクと注釈の移行時に位置を復元するのチェックボックスを選択します。
リンク済みドキュメントを有効にするには、管理者 > 設定 > アプリケーションの設定に進み、以下のチェックボックスを選択します:
- リンク注釈の作成を許可する
- ドキュメントリンクの作成およびインポートの有効化
- ドキュメント全体へのリンクの作成を許可する
- 新しいバージョンにリンクされたドキュメント関係を移行する
動的リンクの有効化
動的リンクを有効化するには、管理者 > 設定 > アプリケーション設定に進み、RIM 動的リンクチェックボックスを設定します。この設定を有効にすると、Vault はライブラリの Microsoft Word™ DOCX ドキュメントを更新してドキュメント内の各見出し、表、図、およびタイトルスタイルごとに、PDF の名前付きの移動先が含まれるようにします。これらは、表示可能レンディションの対象ブックマーク内に存続します。
キーワードリンクの作成
キーワードと、定義済みリンク先をターゲットとする追加の一致テキストバリエーションを定義することができます。1 つ以上のターゲットを定義できますが、Submissions Publishing は最初に作成されたターゲットのみを解決します。次にユーザはリンク注釈の 4 つのタイプを作成することができます:
- 推奨リンク: ユーザがドキュメントの推奨リンクボタンをクリックすると、Vault はユーザが確認して承認・却下する必要がある非完全テキスト一致の推奨リンクを生成します。
- 承認済みリンク: ユーザが推奨リンクを承認すると、承認済みリンクになります。
- 自動リンク: ユーザがドキュメントの推奨リンクボタンをクリックすると、Vault は確認または承認する必要がない完全テキスト一致に自動リンクを生成します。
- キーワードリンク: ユーザはキーワードタイプを選択して、一致フィールドに基づいてキーワードを手動で選択することができます。
キーワードは、Vault 内でオブジェクトレコードとして管理されます。
キーワードを定義するには:
- 企業管理者 > キーワードに進み、作成をクリックします。
- 一致テキストを入力します。これはリンクの推奨に使用される文言です。デフォルトで、一致テキストは 10 文字以上にする必要があります。
- 任意の作業: キーワードにカテゴリを選択します。
- 保存をクリックするか、別のキーワードを入力して保存 + 作成をクリックします。
Note: 一致テキストは、キーワードと完全に一致するテキストまたはワイルドカードを含むキーワードです (例: より歯科医に好まれる)。このテキストは、参照ドキュメントのテキストと完全に一致する必要があります。例えば、一致テキストが「Cholecap は効果発現が早い」のキーワードは、「競合製品に比べて Colecap は効果発現が早い」というテキストを含むドキュメントと一致しますが、「Cholecap は効果発現が迅速」というテキストを含むドキュメントとは一致しません。
推奨リンクアクションの有効化および無効化
キーワードリンクは、有効にしたい特定のドキュメントタイプ、サブタイムまたは分類で有効化する必要があります。また、リンク注釈は Vault のアプリケーション設定で有効化する必要があります。リンクの推奨アクションを設定するには:
- 管理者 > 設定 > アプリケーション設定に進みます。
- リンク済みドキュメントセクションで、リンク注釈の作成を許可するのチェックボックスを設定します。
- 管理者 > 設定 > ドキュメントタイプに移動します。
- 有効化したいドキュメントタイプまたはサブタイプの隣のアクションメニューから詳細の編集を選択します。
- 「推奨リンク」アクションを有効化するで、アクションを有効化するまたはアクションを有効化しないを選択します。ドキュメントタイプの場合、基本ドキュメントから継承を選択して、基本ドキュメントタイプの設定に基づいて推奨リンクアクションを許可または禁止することができます。同様に、ドキュメントサブタイプおよび分類は、親ドキュメントタイプから有効・無効を継承することができます。また、特定のドキュメントタイプ、サブタイプ、または分類ごとに個別にアクションの有効・無効を選択することもできます。
- 保存をクリックします。
推奨リンクのターゲットとしてのドキュメントタイプの有効化および無効化
推奨リンクのターゲットとしてドキュメントタイプを有効化した場合、ユーザがキーワードに参照を追加すると、そのタイプのすべてのドキュメントがアンカーの選択ダイアログで選択できるようになります。
ドキュメントタイプを無効化した場合、そのタイプのすべてのドキュメントがアンカーの選択ダイアログで選択できなくなり、そのタイプのすべてのアンカーまたはドキュメントが表示されているキーワードレコードから削除されます。後でドキュメントタイプをターゲットとして再度有効化した場合、Vault は削除した参照を復元します。
ドキュメントタイプに推奨リンクターゲティングを設定するには:
- 管理者 > 設定 > ドキュメントタイプに移動します。
- 有効化したいドキュメントタイプまたはサブタイプの隣のアクションメニューから詳細の編集を選択します。
- 「推奨リンク」ターゲットを有効化するで、ターゲットとして有効化するまたはターゲットとして有効化しないを選択します。ドキュメントタイプの場合、基本ドキュメントから継承を選択して、基本ドキュメントタイプの設定に基づいて推奨リンクターゲティングを許可または禁止することができます。同様に、ドキュメントサブタイプおよび分類は、親ドキュメントタイプから有効・無効を継承することができます。また、特定のドキュメントサブタイプごとに個別にターゲティングの有効・無効を選択することもできます。
キーワードへの手動リンク付けの無効化
デフォルトでは、Vault で注釈を追加する際、ユーザは承認済みキーワードレコードを選択して、キーワードリンクをドキュメントに手動で追加できます。この機能を無効化するには、管理者 > 設定 > 全般設定に進み、ドキュメントセクションで、承認済み注釈キーワードレコードの選択によるリンク付けを許可するチェックボックスをクリアします。
自動リンクの無効化
自動リンクを無効化するには、管理者 > 設定 > 全般設定に進み、ドキュメントセクションで、推奨リンクの完全一致での承認手順を迂回するチェックボックスをクリアします。
一致テキストバリエーションの追加
同じキーワードが複数の文言で表示されることもあります。一致テキストバリエーションとワイルドカードを使用して、一致テキストのバリエーションと一致するように各キーワードレコードを設定することができます。
一致テキストバリエーションでは、各キーワードレコードに最大 5 つの言い換え表現を追加できます。例えば、キーワードに「Cholecap を指示通りに使用すると LDL-C を大幅に軽減できます」という一致テキストがあるとします。「指示通りに使用すると Cholecap は LDL-C を大幅に軽減できます」という一致テキストバリエーションを追加すると、同じキーワードレコードで両方のバリエーションを追跡できます。
一致テキストバリエーションには独自のライフサイクルがあり、リンクの推奨で使用される承認済み状態である必要があります。
5 つ以上の一致テキストバリエーションをキーワードレコードに追加する必要がある場合は、Veeva サポートにご連絡ください。
一致テキストバリエーションを追加するには:
- キーワードレコード詳細ページで、一致テキストバリエーションパネルを開き、作成ボタンをクリックします。
- 一致テキストバリエーションの名前を入力します。
- 別の一致テキストを入力します。
- 保存をクリックするか、追加の一致テキストバリエーションを入力する場合は保存 + 作成をクリックします。
ワイルドカードの使用
キーワードには、形容詞、脚注参照、商標記号などの様々なコンテンツが含まれることがよくあります。一致テキストにワイルドカードを使用すると、様々な言葉や文字が存在する場合でも、Vault でドキュメントのコンテンツをキーワードレコードに一致させることができます。メインの一致テキストと一致テキストバリエーションの両方にワイルドカードを使用できます。
ワイルドカードの形式は {*} です。
ワイルドカードには 2 つのタイプがあります。前後にスペースを入れた単独のワイルドカードは、10 個までの単語を表すことができます。例えば、「Cholecap は {*} 優れている」は「Cholecap は優れている」、「Cholecap は非常に優れている」、「Cholecap は究極に優れている」と一致します。Vault は、一致テキストの冒頭と末尾にある単独のワイルドカードを無視します。
付加ワイルドカードは、言葉の冒頭、中間、末尾に使用し、その言葉のみに文字が無制限に追加されます。例えば、「Chole{*} は優れた効き目があります」は「Chole は優れた効き目があります」、「Cholecap は優れた効き目があります」、「Cholecap1 は優れた効き目があります」と一致します。
1 つの一致テキスト入力に含めることができるワイルドカードは 3 つまでです。同じタイプの複数のワイルドカードが連続している場合、Vault は最初のワイルドカードのみを使用し、以降の連続するワイルドカードは無視されます。例えば、「初めて Cholecap {} を服用するとき」または「初めて Cholecap {} {*} を服用するとき」は、「初めて Cholecap を服用するとき」または「初めて Cholecap OTC XR を服用するとき」と一致します。異なるタイプの 2 つのワイルドカードが連続している場合、Vault は両方のワイルドカードを使用します。
一致テキストの最小および最大長さを検証する際に、Vault はワイルドカードをプレーンテキスト文字としてカウントします。
除外された文字について
キーワードステートメントには、著作権や商標マークなど特定の文字が含まれることがよくありますが、キーワードの内容には影響を与えません。対象の文字列がキーワードレコードの一致テキストまたは一致テキストバリエーションと同一かどうかを評価する際、Vault はこれらの文字を無視します。
例えば、除外された文字に著作権マーク © が含まれている場合、一致テキスト値「Cholecap は心臓に良い食事と組み合わせることで効果が向上する」は、「Cholecap は心臓に良い食事と組み合わせることで効果が向上する」および「Cholecap© は心臓に良い食事と組み合わせることで効果が向上する」と一致します。
デフォルトの除外された文字:
- 著作権: ©
- 登録商標: ®
- 商標: ™
- サービスマーク: ℠
除外された文字の編集および無効化
除外された文字のリストを編集するには、管理者 > 設定 > 全般設定に進み、編集ボタンをクリックします。次にドキュメントパネルで、除外された文字フィールドの文字を追加または削除します。Vault は、このフィールドをスペースを含み 20 文字に制限しています。{波括弧}、アスタリスク (*)、または両方が除外された文字に含まれている場合、Vault は一致テキストおよび一致テキストバリエーションのワイルドカードを無視するという既知の問題があります。
Vault はそれぞれの文字を個別に扱います。例えば、「always」という単語をセットに追加すると、Vault はそれぞれの文字 (「a」、「l」、「w」など) を個別の除外された文字として扱います。
除外された文字を無効化するには、注釈キーワードをコンテンツに一致させる場合は特定の文字を除外するチェックボックスをクリアします。
参照の追加、プレビュー、および削除
参照は、キーワードリンクの妥当性を示す証拠となります。これらは、アンカーまたはドキュメント全体です。各キーワードに複数の参照を追加することができます。
参照はキーワードレコード詳細ページから追加することができます。参照で追加ボタンをクリックし、ドキュメントまたは Permalink ターゲットを選択します。ドキュメントターゲットにはドキュメントのアンカーに対するリンクが含まれます。Permalink ターゲットにはドキュメント、ページ、ブックマーク、名前付きの移動先へのリンクが含まれます。Permalink ターゲットはバージョンレスで、参照されるドキュメントの最新バージョンに常にリンク付けされます。
アンカーに参照を追加するには、ドキュメントターゲットタイプを選択して、アンカーの選択ダイアログを開きます。Permalink 参照を追加するには、Permalink ターゲットタイプを選択してターゲットの選択ダイアログを開きます。Vault は、ドキュメントの表示権限および/またはコンテンツの表示権限および推奨リンクから参照できるよう設定されているドキュメントタイプがあるライブラリのすべてのドキュメントのリストを表示します。
リストから選択するか、検索バーを使用してターゲットを探すか、またはフィルタを追加することができます。ドキュメントまたはアンカーの名前にマウスオーバーしても詳細を確認でき、また名前をクリックしてドキュメントまたはアンカーを開くこともできます。
アンカーの選択およびターゲットの選択ダイアログで、ターゲット名下のリンクの表示および選択をクリックすることができます。アンカーの作成権限がある場合、このリンクは選択または作成を読み取り、ミニブラウザで新規アンカーまたは Permalink を作成できます。追加したい各ドキュメントまたはアンカーの隣にあるプラス (+) アイコンをクリックし、閉じるをクリックすると参照が追加されます。アンカーの選択ダイアログで、アンカー横のリンクのプレビューをクリックしてもミニブラウザウィンドウでターゲットを表示することができます。
各参照名横にあるアクションメニューから、プレビューを選択してレコードの既存ターゲットのリストを表示したり、削除を選択して参照やその関連リンクターゲットレコードを削除したりすることができます。
これらのアクションを使用するには、リンクターゲットオブジェクトに対するプレビューおよび削除オブジェクトアクション権限の表示権限および実行権限を持っている必要があります。ビジネス管理者アクション、システム管理者アクション、および Vault 所有者アクション標準権限セットにはこれらの権限が含まれますが、その他の標準権限セットおよびカスタム権限セットに追加される必要があります。
キーワードレコードの重複の防止
キーワードレコードの保存をクリックすると、一致テキスト値およびその他すべての一致フィールド値が別の既存キーワードレコードと同じ場合、Vault はレコードを作成または更新できないようにします。
キーワード内の一致テキストバリエーションの重複防止と同様に、キーワードレコードの重複防止は一致テキストのワイルドカードをプレーンテキストとして扱います。そのため、「Chole を信頼する」、「Chole{*} を信頼する」、および「Cholecap を信頼する」は重複値ではありません。ただし、Vault は重複バリデーションにおいて、除外された文字、末尾のピリオド、感嘆符を無視するため、「Cholecap® を信頼する」、「Cholecap を信頼する」、および「Cholecap を信頼する!!!」は重複値とみなされます。
Vault は重複防止において無効なキーワードレコードは評価しませんが、有効なキーワード重複である場合はキーワードレコードを有効化することはできません。
Vault では、ドキュメント全体のリンクを現在のドキュメントバージョンに作成することはできません。そのため場合によっては、推奨リンクまたは自動リンクが注釈を参照するリンクコンポーネントを含まないことがあります。
キーワードライフサイクルについて
キーワードライフサイクルはオブジェクトライフサイクルで、すべてのキーワードオブジェクトに適用されます。新しく作成されたキーワードは下書き状態で開始され、ユーザが少なくとも 1 つの有効な参照を追加しない限り、承認済み状態になりません。推奨されたリンクで使用できるのは、承認済み状態のキーワードのみです。組織のニーズに合わせてカスタムライフサイクル状態およびワークフローを追加することができます。
無効な推奨リンクの防止
RIM が無効なリンクを推奨することを防止するため、Vault は関連付けられている参照を参照するキーワードレコードからそれらを削除し、承認済み状態のレコードで以下の操作が行われた場合に下書き状態に戻します。
- ユーザがターゲットドキュメントまたはアンカーを削除した場合。
- ターゲットドキュメントがライフサイクルの廃版状態に入った場合。
- ターゲットドキュメントのドキュメントタイプ設定が、推奨リンクのターゲットとして不適格に変更された場合。
- ターゲットドキュメントのドキュメントタイプが、推奨リンクのターゲットとして不適格の異なるドキュメントタイプに変わった場合。
関連権限
キーワード、キーワードターゲット、およびリンクターゲットオブジェクトを作成および設定するには、管理者: コンテンツ設定: オブジェクト: 作成および編集権限に加えて、これらのオブジェクトの作成、編集、および削除権限が必要です。
キーワードリンクを使用するには、キーワード、キーワードターゲット、リンクターゲットオブジェクトに作成、編集、および削除権限が必要です。
リンク注釈データの取得一括アクションを実行するには、一括更新ドキュメント権限が必要です。