コンテンツプラン階層ビューアから直接ドキュメントワークフローを開始して、一致するドキュメントをレビューおよび承認のために送信することができます。ワークフローを開始すると、Vault は現在のフィルタリング済みグリッドビューの有効なコンテンツプランアイテムレコードに一致する最大 100 件のドキュメントを含めます。コンテンツプラン階層ビューアの作業に関する一般的な情報は、コンテンツプラン階層ビューアの使用をご覧ください。
Note: この機能は、RIM Vault でのみ使用できます。
ドキュメントの選択
ワークフローで適切な一致するドキュメントを送信するためビューを絞り込むには、いくつかの方法があります:
- フィルタの適用: Vault がワークフローに含める一致するドキュメントは、コンテンツプランフィルタによって異なります。コンテンツプランアイテムオブジェクトにフィルタを適用すると、Vault はすべてのリストされているコンテンツプランアイテムの一致するドキュメントを含めます。一致するドキュメントのみにフィルタを適用することもできます。コンテンツプランオブジェクトにフィルタを適用する、またはコンテンツプランオブジェクトフィールドグループでフィルタを適用する場合、ドキュメントワークフローは開始できません。
- ルートとして表示: ルートとして表示アクションを選択して、ワークフローのコンテンツプランセクションの一致するドキュメントのみを送信することができます。
ワークフローの開始方法
フィルタを適用した後で、メイングリッドのアクションメニューからドキュメントワークフローを開始するを選択します。このオプションは、Vault に有効なドキュメントワークフローが設定されており、ビューアに 1 つ以上のコンテンツプランアイテムがロードされている場合のみ表示されます。
ワークフロー開始ダイアログに、Vault は現在のビューのすべての一致するドキュメントに対して有効なワークフローのみを含めます。ワークフローを開始すると、コンテンツプラン階層に従って一致するドキュメントがドキュメントビューアに表示されます。詳細指示およびワークフロー制限については、ドキュメントワークフローの使用を参照してください。
一致するドキュメントおよびバージョンロックについて
コンテンツプランアイテムに一致するドキュメントが 1 つ以上ある場合、ワークフロー開始時、Vault はすべての一致するドキュメントを含めます。同じドキュメントが複数のコンテンツプランアイテムと一致する場合、Vault はワークフローエンベロープのドキュメントを 1 回のみ含めます。
Vault がワークフローで送信するドキュメントバージョンは、一致するドキュメントバージョンのロックによって異なります。ドキュメントバージョンがコンテンツプランアイテムにロックされている場合、Vault はワークフローにそのバージョンを含めます。特定のドキュメントバージョンがコンテンツプランアイテムにロックされていない場合、Vault はワークフローに最新のドキュメントバージョンを含めます。
除外されたドキュメントについて
以下の場合、Vault はワークフローエンベロープから一致するドキュメントを除外します。
- 自動一致したドキュメントを手動で除外した場合
- ドキュメントが無効なコンテンツプランアイテムと一致している場合
- 現在のコンテンツプランビューに 2,000 件以上のレコードが含まれているため、ビューアにロードされていないコンテンツプランアイテムとドキュメントが一致している場合。このようなケースでは、より多くのフィルタを適用して表示を絞り込みます
無効を表示オプションを有効化して、一致するドキュメント列グループにフィルタを適用する場合、Vault は無効なコンテンツプランアイテムに一致するドキュメントを含みます。